Política de Privacidad

1. Objeto y Alcance

La presente Política de Protección de Datos Personales y Privacidad (en adelante, la "Política") tiene por objeto informar a los clientes, proveedores, colaboradores y terceros interesados que la sociedad LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. recolecta, utiliza, almacena y protege los datos personales en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas aplicables.

LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. garantiza la protección de datos personales y la confidencialidad de la información de sus clientes, proveedores, colaboradores, ex colaboradores y terceros. Las reglas de esta política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter personal sobre la cual LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. tenga posesión y control, almacenada en sus bases de datos, aplicativos de IT, archivos físicos u otros sistemas. Esta Política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. y terceros que obren en nombre de la sociedad mencionada.

Cabe resaltar que el incumplimiento de la presente Política originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según sea el caso, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los perjuicios o daños que se le causen a los titulares de los datos personales.

2. Definiciones Clave

Con base en lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, la legislación vigente sobre protección de datos personales y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan, se definen los siguientes conceptos:

• Dato Personal: cualquier información vinculada a una persona natural determinada o determinable.
• Dato Sensible: datos personales que afectan la intimidad del titular, tal como ideología, religión, opinión política, pertenencia a sindicatos, salud física o mental, datos biométricos, vida sexual, o que puedan causar discriminación.
• Datos Semipúblicos: información que no es pública, pero es conocida por sectores específicos y requiere autorización para su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. o terceros que determinan los fines y medios del tratamiento de datos personales.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que procesa datos en nombre del responsable, bajo instrucciones y mediante vínculo contractual.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, acceso, transmisión, rectificación, actualización o supresión.
• Responsabilidad Demostrada (Accountability): principio que obliga a la Sociedad a demostrar, mediante documentación y auditorías, que las medidas de seguridad y privacidad se implementan efectivamente.
• Bases de datos: conjunto organizado físico o electrónico de datos personales objeto del tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular en la cual se informa su autorización y la finalidad del uso de los datos personales.
• Reclamo: solicitud que puede elevar el titular o su representante para corregir, actualizar o suprimir información, o ante un incumplimiento del responsable o encargado del tratamiento.
• Transmisión: tratamiento que implica la comunicación de datos dentro o fuera del país para que el encargado los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: ocurre cuando el responsable o encargado envía los datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

3. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales que realiza LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. conforme a la norma, se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: solo se recolectan y tratan datos para fines lícitos, autorizados por ley o consentimiento del titular.
• Finalidad: los datos se recolectan solo para los fines explícitamente comunicados al titular, con autorización previa y expresa.
• Libertad: el suministro de datos es voluntario, bajo consentimiento previo, expreso e informado, excepto cuando el dato es indispensable para el servicio jurídico.
• Veracidad: se procura mantener actualizada y exacta la información; el titular responde por la precisión de los datos que proporciona.
• Transparencia: el titular siempre conoce quién procesa su información y con qué propósito.
• Acceso y Circulación Restringida: los datos solo circulan entre áreas internas que los necesiten; no se comparten con terceros sin autorización previa.
• Seguridad: se implementan medidas técnicas, administrativas y físicas contra acceso, pérdida, alteración, destrucción o divulgación no autorizados.
• Necesidad: solo se tratan los datos estrictamente necesarios para el objeto social de la Sociedad.
• Temporalidad: los datos se conservan solo por el tiempo razonable para cumplir su finalidad; cumplida esta, se suprimen.

4. Recolección de Datos

4.1 ¿Qué datos recolectamos?

• Datos de identificación: nombre completo, documento de identidad (cédula, pasaporte, NIT), fecha de nacimiento, género, entre otros.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono(s), dirección de correspondencia, entre otros.
• Datos comerciales/patrimoniales: propiedad de bienes, estado de cuentas o patrimonio, deudas u obligaciones, información de empresas o negocios, entre otros.
• Datos de antecedentes jurídicos: antecedentes penales o disciplinarios, procesos judiciales o administrativos en curso, sentencias o resoluciones, conflictos laborales, comerciales, civiles o administrativos.
• Datos de salud o sensibles: condiciones de discapacidad relevantes para el servicio, antecedentes médico-legales, entre otros.
• Información de empleados y colaboradores: perfil profesional, antecedentes laborales, nómina, seguridad social y pensión, entre otros.

4.2 Formas de recolección

• Formularios en la página web
• Correos electrónicos de consulta
• Formularios físicos firmados en la oficina
• Entrevistas y reuniones
• Documentos aportados por clientes, proveedores o terceros
• Bases de datos públicas (registros) consultadas para fines del servicio
• Información de terceros con autorización del titular (entidades financieras, juzgados, notarías, entre otros)

4.3 Tratamiento de datos personales

LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S., de manera directa o indirecta, como responsable del tratamiento, tratará los datos conforme a la normatividad: recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, suprimirá y podrá realizar operaciones manuales y automatizadas sobre los datos personales de titulares —personas naturales y jurídicas— con quienes tiene o ha tenido relación.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Finalidades principales

• Prestación de servicios jurídicos: asesoría en asuntos civiles, comerciales, laborales, administrativos, penales u otras áreas; representación judicial y administrativa; elaboración de documentos legales; consultoría y análisis de casos; seguimiento de expedientes; procesos de debida diligencia.
• Cumplimiento de obligaciones legales: facturación y cobranza; conservación de registros; obligaciones tributarias y laborales; respuesta a requerimientos de autoridades.
• Gestión de relaciones con clientes: propuestas comerciales, comunicación del estado de casos, recordatorios y notificaciones, solicitud de documentación, gestión de pagos y facturación.
• Mejora de servicios: análisis de satisfacción, evaluación de calidad, capacitación interna.
• Gestión de relaciones con proveedores o contratistas: selección y contratación, gestión de obligaciones contractuales, acreditación ante terceros.
• Accionistas: cumplimiento de obligaciones societarias, programas de transparencia y buen gobierno corporativo, operaciones crediticias, grabación de reuniones de órganos sociales para su legalización.

Lo anterior se desarrolla en virtud de la suscripción inicial de un contrato de prestación de servicios profesionales, que contempla la confidencialidad de la información recolectada y el cumplimiento de las normas de protección de datos. La Sociedad también atiende quejas, reclamos y peticiones de clientes, proveedores o terceros a través de sus canales de contacto.

5.2 Finalidades secundarias

La Sociedad no utilizará los datos para:

• Envío de publicidad comercial o promociones (salvo autorización expresa del titular)
• Venta o comercialización a terceros
• Elaboración de perfiles o análisis de comportamiento
• Investigaciones de mercado o análisis estadísticos que identifiquen al titular

Si desea conocer o retirar esta autorización, comuníquese al correo: gerencia@litesco.com.co

6. Derechos de los Titulares

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, todo titular tiene derecho a:

• Acceso: acceder de forma clara y completa a los datos personales recolectados, su historial de tratamiento y las medidas de seguridad implementadas, de forma sencilla y gratuita.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos incompletos, inexactos, ambiguos o alterados.
• Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando se retire el consentimiento, ya no sean necesarios, se hayan obtenido ilícitamente o así lo exija la ley (con las limitaciones legales aplicables, como obligaciones tributarias o laborales, o defensa en procesos judiciales).
• Conocer la finalidad: saber exactamente para qué se usan sus datos y con quién se comparten.
• Presentar peticiones: quejas o reclamos sobre el tratamiento de sus datos, sin represalias ni discriminación.
• Retracto: revocar en cualquier momento la autorización previamente otorgada.

7. Secreto Profesional e Información Privilegiada

La Sociedad, como despacho jurídico, está sujeta a obligaciones de secreto profesional conforme a las normas deontológicas de la abogacía en Colombia. Toda información compartida por un cliente o tercero con propósito de obtener asesoramiento jurídico se considera privilegiada y confidencial. La Sociedad no la divulgará a terceros, salvo:

• Consentimiento expreso del cliente, proveedor o tercero
• Orden de autoridad judicial o administrativa competente
• Cuando sea necesario para prevenir un delito o proteger la vida de personas
• Cuando el cliente o tercero haya divulgado públicamente la información

8. Transmisión de Datos a Terceros

8.1 Encargados del tratamiento

La Sociedad puede compartir datos con terceros en calidad de Encargados, tales como:

• Proveedores de servicios tecnológicos: hosting, correo, almacenamiento en la nube, gestión documental, videoconferencia, seguridad informática
• Servicios profesionales: contadores, revisores fiscales, auditores externos, aseguradoras, mensajería
• Entidades cooperantes: juzgados, tribunales, autoridades administrativas, notarías, registradurías, superintendencias

LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. firma Contratos de Transmisión de Datos con todos los Encargados, asegurando el cumplimiento de las medidas de seguridad de la norma y de esta Política.

8.2 Responsables independientes

La Sociedad no comparte datos con terceros responsables para fines comerciales o de marketing sin consentimiento previo del titular.

8.3 Transferencia internacional

La Sociedad no realiza transferencias internacionales de datos personales, salvo casos excepcionales con autorización del titular y garantías de seguridad equivalentes.

9. Medidas de Seguridad y Protección

9.1 Medidas técnicas

• Encriptación SSL/TLS en toda transmisión de datos en la web
• Firewalls y sistemas de detección de intrusos
• Contraseñas seguras y autenticación multifactor para datos sensibles
• Backups regulares en servidores independientes
• Cifrado de datos en reposo y segregación de datos críticos

9.2 Medidas administrativas

• Políticas de acceso bajo principio de mínimo privilegio
• Registros de acceso (bitácoras)
• Capacitación anual del personal en protección de datos
• Cláusulas de confidencialidad en contratos laborales, civiles y comerciales
• Evaluación de proveedores antes de su contratación

9.3 Medidas físicas

• Vigilancia (CCTV) en áreas de información sensible
• Almacenamiento seguro en bóvedas o cajas fuertes
• Destrucción segura mediante trituración o incineración certificada
• Política de escritorio limpio

9.4 Responsabilidad demostrada

• Política de privacidad documentada y actualizada, publicada en el sitio web
• Registros de autorizaciones y consentimientos
• Auditorías internas semestrales
• Mapeo de datos e inventario de tratamiento
• Registro de incidentes de seguridad y acciones correctivas
• Plan de respuesta a incidentes, incluyendo notificación a la SIC si es necesario

10. Retención y Eliminación de Datos

10.1 Plazos de retención

• Clientes activos: vigencia de la relación contractual más 5 años después de finalizado el contrato
• Obligaciones tributarias: 5 años, conforme a normas fiscales
• Obligaciones laborales: 12 años después de terminada la relación laboral
• Expedientes judiciales: entre 5 y 10 años, según reglas de retención documental del área jurídica correspondiente
• Empleados: vigencia de la relación laboral más 10 años después de la desvinculación

10.2 Procedimiento de eliminación

Cuando expira el plazo de retención, se evalúa que no existan obligaciones legales de conservación, se notifica al titular si aplica, se procede a la eliminación física o digital segura de los datos, y se documenta el proceso para eventual auditoría.

10.3 Excepciones a la eliminación

La Sociedad puede retener datos más allá del plazo cuando exista solicitud de acceso en un proceso judicial, sea necesario para una investigación administrativa o judicial, o así lo exija una norma legal.

11. Ejercicio de Derechos (PQRS)

Todo titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión o consulta mediante una solicitud escrita (Petición, Queja, Reclamo o Solicitud) al correo gerencialitesco@gmail.com, o por escrito a la Carrera 7 No. 17-01, Oficina 937, Edificio Colseguros, teléfono 313 203 7572.

11.2 Contenido de la solicitud

• Nombre completo e identificación del titular
• Derecho que desea ejercer (acceso, rectificación, supresión, etc.)
• Descripción clara de lo solicitado
• Datos de contacto (correo y teléfono)
• Copia del documento de identidad y soportes documentales que considere necesarios

11.3 Plazo de respuesta

La Sociedad responde en un plazo máximo de 10 días hábiles desde la recepción. Si requiere investigación adicional, se informará al titular una prórroga de hasta 5 días hábiles más. En ningún caso el plazo total superará los 15 días hábiles.

11.5 Derecho a recurrir

Si el titular no está conforme con la respuesta, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

12. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Las cookies son pequeños archivos de texto que la página web guarda en el navegador del visitante para recordar preferencias, analizar comportamiento o permitir el funcionamiento de ciertas funciones.

12.2 Tipos de cookies utilizadas

• Técnicas: mantienen la sesión y el funcionamiento básico del sitio; no requieren consentimiento previo.
• De análisis: recopilan información de uso del sitio para mejorar la experiencia; requieren consentimiento previo.
• De publicidad: permiten anuncios personalizados en otras plataformas; requieren consentimiento y pueden rechazarse.
• De terceros: provienen de dominios externos (redes sociales o publicidad); requieren consentimiento previo.

La página web incluye un banner de cookies con opciones de "Aceptar" o "Rechazar". El usuario debe aceptar activamente las cookies no técnicas antes de que se instalen; el rechazo no afecta la funcionalidad básica del sitio.

13. Política para Menores de Edad

La página web de la Sociedad está dirigida a mayores de 18 años. Si por algún motivo una persona menor de edad accede, los menores de 18 años no deben proporcionar datos personales sin consentimiento de sus padres o representantes legales. Si la Sociedad identifica que recibió datos de un menor sin autorización parental, procederá a eliminar esa información de inmediato.

De ser necesario recolectar datos de un menor, se requiere consentimiento expreso por escrito de los padres o representantes legales, copia de sus documentos de identidad y prueba del registro civil de nacimiento del menor.

14. Cambios a esta Política

La Sociedad se reserva el derecho de actualizar esta Política en cualquier momento para cumplir con nuevas normas legales o resoluciones de la SIC, mejorar medidas de seguridad o incorporar nuevas tecnologías. Cualquier cambio significativo será comunicado mediante publicación en la página web oficial y, cuando se considere necesario, por correo electrónico a clientes activos. Los cambios rigen a partir de la fecha de publicación; el uso continuado del sitio o servicios implica aceptación de la Política actualizada.

15. Solicitudes de Autoridades y Procesos Judiciales

La Sociedad cumplirá con órdenes legales de autoridades judiciales, administrativas o de policía para divulgar datos personales cuando exista orden escrita de un juez o autoridad competente, se siga el debido proceso y la solicitud sea específica y clara. Se verificará la autenticidad y legalidad de la orden, se notificará al titular a menos que la ley lo prohíba, y se entregarán únicamente los datos solicitados por la autoridad.

16. Contacto y Consultas

Para cualquier duda, consulta, reclamo o solicitud relacionada con esta Política de Protección de Datos:

Responsables de Protección de Datos: Laura María Ricaurte Cáceres y Nicolás Contreras Zabala.

17. Disposiciones Especiales para Niñas, Niños y Adolescentes

LITIGIO ESTRATÉGICO COLOMBIANO S.A.S. en principio no necesita recolectar, almacenar o tratar datos personales de niños, niñas y/o adolescentes. Solo lo hará cuando el caso específico lo amerite, se trate de datos públicos, o se cumplan los siguientes requisitos: que se respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y que la Sociedad cuente con la autorización del representante legal, teniendo en cuenta el derecho del menor a ser escuchado sobre el asunto que se esté tratando.

18. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir del 01 de julio de 2026 y es de cumplimiento obligatorio para todos los visitantes y usuarios de la página web y servicios de la Sociedad. Al hacer clic en el botón "Acepto" en el formulario de contacto de la página web, o al proporcionar datos personales a la Sociedad, el titular confirma que ha leído, comprendido y acepta los términos de esta Política, que autoriza el tratamiento de sus datos conforme a lo aquí descrito, que es mayor de 18 años o cuenta con autorización de sus padres o representantes si es menor de edad, y que puede ejercer sus derechos en cualquier momento contactando a gerencia@litesco.com.co.